STATUTS DE L'ASSOCIATION ACCUEIL-AGEN-AGGLO
Association immatriculée sous le n°W471000664
TITRE 1: OBJET-COMPOSITION-RESSOURCES
Article 1: Le Nom
L'association "Accueil des Villes Françaises -Agen" soit "AVF Agen", prend le nom de Accueil-Agen-Agglo soit la 3A depuis la décision de l'assemblée générale extraordinaire du 15 janvier 2016
Article 2: Objet
La 3A a pour but
- de proposer un accueil avant l'installation dans Agen ou son agglomération
- d'accueillir, en particulier, les nouveaux arrivants à Agen ou son agglomération
- de faciliter leur adaptation
- de contribuer à la mise en valeur de la qualité de la vie dans la ville
- de former ses responsables et adhérents.
Ses moyens d'action sont, sans que cette liste soit limitative: des permanences d'accueil, un site internet, des publications et animations diverses...
Article 3: Siège social
Le siège social est transféré au 15 rue Jean Terles 47000 Agen.
Il pourra être transféré en tout lieu de la ville ou de l'agglomération par simple décision du CA qui disposera du pouvoir corrélatif à modifier les statuts uniquement sur ce point
Article 4: Membres
- membres adhérents: les personnes physiques ou morales qui s'engagent à adhérer aux présents statuts, à apporter bénévolement leur concours au fonctionnement général de l'association et à acquitter une cotisation annuelle fixée par le CA et validée par l'AG
-membres bienfaiteurs: les personnes physiques ou morales qui prennent le même engagement que les adhérents mais qui s'acquittent d'une cotisation dont le montant est au moins doublé. Le CA est souverain pour accepter ou rejeter une demande d'adhésion ou de ré adhésion. La durée d'adhésion est égale au droit ouvert par la cotisation.
- membres d'honneur: toute personne qui a rendu des services émérites à l'association. Elle est nommée par le CA et dispensée de cotisation et participe aux AG à titre consultatif.
Article 5: Perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd participation
-la démission adressée par écrit au président de l'association,
-le décès, la disparition ou, pour les personnes morales, la dissolution,
-le non-paiement de la cotisation annuelle,
-par radiation prononcée par le CA pour faute grave, l'intéressé ayant été entendu au préalable. Est notamment considérée comme faute grave, sans que cette liste soit limitative:
-le non-respect des statuts ou des décisions régulièrement prises par les instances statutaires,
-tout fait, acte ou propos à caractère diffamatoire ou discriminatoire,
-toute utilisation de l'association à des fins politiques ou partisanes
Article 6: Ressources
Les ressources de l'association peuvent être de plusieurs nature:
les cotisations de ses membres,
-les subventions d'organisme publics ou privés,
-les dons manuels,
-les recettes des biens vendus, de prestations fournies ou du produit de manifestations organisées
-les revenus des biens et valeurs appartenant à l'association.
TITRE II: ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT
Article 7: Les Assemblées Générales (AG)
Les assemblées générales sont constituées des membres adhérant à l'association à jour de leur cotisation à la date de la réunion. Les membres d'honneur y assistent seulement à titre consultatif sauf s'ils sont aussi adhérents ou bienfaiteurs.
Les AG sont convoquées au moins 15 jours à l'avance par le président par courrier postal ou électronique ou à l'initiative d'au moins un quart des adhérents. La convocation porte obligatoire un ordre du jour fixé par le CA mais quand la convocation est à l'initiative du quart des membres, ceux-ci peuvent exiger l'inscription à l'ordre du jour des questions de leur choix.
Le président préside les AG, présente les questions à l'ordre du jour, conduit les débats avec la présence éventuelle de scrutateurs désignés par l'AG. Il peut se faire suppléer par un vice-président ou un président de séance nommé par l'AG.
Les AG peuvent être ordinaires ou extraordinaires. Leurs décisions régulièrement adoptées sont obligatoires pour tous. Il est établi un procès-verbal des délibérations et des résolutions prises. Ces procès-verbaux, sans rature ni blanc, signés par le président et le secrétaire de séance, sont répertoriés dans leur intégralité et par ordre chronologique dans un classeur spécifique.
Le vote par procuration est autorisé et un adhérent peut détenir deux pouvoirs. D'autre part, les pouvoirs en blanc arrivés au siège de l'association sont réputés favorables aux propositions présentés par le CA. Le nombre de pouvoirs ne peut pas excéder le nombre de présents votant.
Article 8: L'Assemblée Générale Ordinaire (AGO)
L'AGO se réunit au moins une fois par an. Elle approuve le rapport moral, le rapport d'activités, le rapport financier et celui du vérificateur aux comptes qu'elle aura éventuellement désigné. Elle approuve les comptes, adopte le budget de l'exercice suivant, procède à l'élection ou la révocation des administrateurs et délibère sur toutes questions à l'ordre du jour. Elle autorise le CA à signer tout acte, à conclure tout engagement et à contracter toute obligation qui dépassent le cadre de ses pouvoirs statutaires.
L'AGO se réunit valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés. Les décisions sont prises à la majorité des suffrages. En cas de partage égal des voix , celle du président est prépondérante.
Les votes ont lieu à main levée sauf si un quart des membres sollicitent un vote à bulletin secret.
Article 9: L'Assemblée générale Extraordinaire (AGE)
L'AGE a pour compétence de décider de toute adhésion à une autre association ou à sa sortie, de la modification des statuts de l'association, sa fusion, sa transformation ou sa dissolution.
Elle est convoquée chaque fois que nécessaire en conformité avec l'article 7 ci-dessus.
L'AGE peut valablement délibérer si la moitié au moins de ses membres est présente ou représentée. A défaut du quorum, une 2° AGE est convoquée dans les 15 jours avec le même ordre du jour et peut délibérer quel que soit le nombres de membres présents ou représentés. Les décisions sont prises à la majorité des deux-tiers des suffrages exprimés et les votes ont lieu à bulletin secret.
Article 10: Conseil d'administration:
1/ Composition:
La 3A est gérée par un conseil d'administration de 6 à 12 membres, élus parmi les adhérents depuis plus de 6 mois sauf dérogation accordée par l'AGO.
Les administrateurs sont élus par l'AGO pour 1 mandat complet de 3 ans renouvelable 2 fois ( 9 ans consécutifs ou non). En cas de vacance pour quelque raison que ce soit, le CA nomme le remplaçant par cooptation ce qui lui concède les mêmes pouvoirs que ceux attribués à la personne remplacée. Cette cooptation doit être ratifiée par la plus prochaine AGO.
Etant donné le caractère apolitique de l'association, un adhérent ne peut pas cumuler un mandat politique et une fonction élective au sein de la 3A.
Les fonctions d'administrateur cessent par:
-la démission
-l'absence non-excusée à 3 réunions consécutives du CA
-la révocation par une AG laquelle peut intervenir ad nutum, sur simple incident de séance
-la dissolution de l'association
2/ Pouvoirs du Conseil d'Administration
Le CA est investi des pouvoirs les plus étendus pour gérer, diriger et administrer l'association en tous domaines sous réserve de ceux statutairement réservés aux AG
-il définit la politique et les orientations générales de l'association,
-il propose le montant annuel de la cotisation,
-il arrête les comptes de l'exercice clos et les soumet à l'approbation de l'AGO,
-il arrête de budget prévisionnel et en contrôle l'exécution,
-il nomme ou révoque les membres du bureau,
-il procède à la nomination et à la reconduction des chargés de mission,
-il prononce l'exclusion des membres,
-il autorise les actes et engagements dépassant le cadre des pouvoirs du bureau et du président.
3/Fonctionnement:
Le CA se réunit au moins trois fois par an à l'initiative et sur convocation du président. Il peut également se réunir à l'initiative d'un quart de ses membres. Dans les deux cas, la convocation qui contient obligatoirement l'ordre du jour est adressée par courrier postal ou électronique au moins 8 jours avant la date de la réunion. L'ordre du jour est établi par le président mais si la réunion est l'initiative du quart des ses membres, ceux-ci peuvent exiger l'inscription à l'ordre du jour des questions de leur choix.
Le CA ne peut valablement délibérer que si la moitié au moins des administrateurs est présente ou représentée. Toutefois si le quorum n'est pas atteint, une 2° réunion est convoquée dans les 48h et délibère valablement quel que soit le nombre de présents.
Le vote par procuration est autorisé mais nul ne peut détenir plus d'un pouvoir. Le vote par correspondance n'est pas admis mais un administrateur absent peut exposer par écrit son avis sur les questions à l'ordre du jour.
Les décisions sont prises à la majorité simple. En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante.
Article 11: Bureau
1/ Composition
Lors de chaque renouvellement triennal, le CA élit en son sein, poste par poste un bureau de 4 à 6 membres:
- un président
- un trésorier et, éventuellement, un trésorier adjoint
- un secrétaire et éventuellement un secrétaire adjoint
- 1 à 3 vice-présidents dont un plus particulièrement chargé des nouveaux arrivants
Le nombre de mandats des membres du bureau est identique à celui des administrateurs (soit 1 mandat complet renouvelable 2 fois, consécutifs ou non). Le poste de président est limité à deux mandats complets consécutifs sauf dérogation demandée par le CA et validée par l'AGO.
Selon les nécessités, le Bureau et le CA peuvent être confondus par décision de l'AGO; dans ce cas, les alinéas ci-dessous ne s'appliquent pas.
2/ Compétence
Le bureau assure collégialement la gestion courante de l'association et veille à la mise en oeuvre des décisions du Ca et des AG. Il peut prendre toute décision nécessaire au fonctionnement de l'association dans l'intervalle de deux réunions du CA sous réserve d'en rendre compte à la plus prochaine réunion.
3/Fonctionnement
Le Bureau se réunit aussi souvent que l'intérêt de l'association l'exige à l'initiative et sur convocation du président ou de l'un de ses membres, charge à eux d'établir l'ordre du jour. La convocation est adressée par tout moyen au moins 5 jours à l'avance. Un compte rendu de chaque réunion est établi par le secrétaire ou sous son contrôle.
Article 12 Président
Le président assure la gestion quotidienne de la 3A. Il agit en son nom et pour son compte et, notamment, il
-représente la 3A dans tous les actes de la vie civile
-a qualité pour agir et représenter la 3A en justice, tant en demande qu'en défense. Il ne peut être remplacé que par un mandataire agissant en vertu d'une procuration spéciale conférée par le Bureau.
-est habilité à ouvrir, faire fonctionner ou fermer, dans tout établissement financier ou de crédit, tous comptes et livret d'épargne.
-exécute les décisions arrêtées par le Bureau ou le CA
-ordonne les dépenses dans le cadre du budget voté en AG
Article 13: Vice Président
Chaque vice-président a vocation à assister le président dans l'exercice de ses fonctions et à le représenter. Il peut recevoir des attributions spécifiques permanentes ou temporaires. Il peut agir par délégation du président et sous son contrôle.
Article 14: Secrétaire
Le secrétaire veille au bon fonctionnement matériel, administratif et juridique de la 3A. Il établit ou fait établir sous son contrôle, le PV des CA et des AG et les comptes rendus des réunions de bureau. Il procède ou fait procéder sous son contrôle, à toutes démarches dans le respect des dispositions légales ou réglementaires. Il peut être assisté dans ses fonctions par un secrétaire adjoint
Article 15: Trésorier
Le trésorier règle les dépenses mais ne les ordonne pas. Il établit ou fait établir sous son contrôle les comptes annuels. Il procède à l'appel des cotisations. Il établit le rapport financier et le budget prévisionnel qu'il présente à l'AGO. Il informe régulièrement le Bureau et le CA de l'état des comptes. Il peut être assisté d'un trésorier adjoint.
Article 16- Gratuité des fonctions
Les fonctions des membres du CA, du bureau et des chargés de mission sont bénévoles. Néanmoins, le remboursement des frais liés à ces fonctions est admis sur présentation de justificatifs.
TITRE III: ADHESION A D'AUTRES ASSOCIATIONS
Article 17:
La 3A ne peut adhérer à une autre association régie par la loi de 1901 que si celle-ci est sans appartenance politique ni confessionnelle et que ses objectifs complètent ou rejoignent les siens.
TITRE IV: FORMALITES ADMINISTRATIVES
Article 18-Exercice social : Il commence le 1° septembre pour se terminer au 31 août
Article 19- Comptabilité: Il est tenu une comptabilité en recettes et dépenses faisant apparaitre régulièrement la situation de la trésorerie. Les comptes annuels, le rapport financier et, éventuellement, le rapport du vérificateur aux comptes sont tenus à la disposition de tout adhérent souhaitant les consulter.
Article 20-Vérificateur aux comptes
L'AGO nomme un vérificateur aux comptes et d'un suppléant choisis en dehors du CA. Il établit et présente à l'AGO statuant sur les comptes des exercices clos, un rapport rendant compte de sa mission et certifiant la régularité et la sincérité des comptes examinés à la fin de chaque mandat.
Article 21: Dissolution
En cas de dissolution, l'assemblée générale extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs chargés des opérations de liquidation et d'attribuer l'actif à une association locale désignée par elle.
Article 22: Règlement intérieur
Si besoin, un règlement intérieur peut être établi par le CA et voté en AGO pour compléter ou préciser certaines dispositions statutaires. L'adhésion aux statuts emporte de plein droit adhésion au règlement intérieur.
Article 23: Protection de la vie privée
Les coordonnées d'un adhérent ne peuvent être communiquées à des tiers sans autorisation de l'intéressé. La 3A s'engage à respecter les directives de la C.N.I.L.
Statuts modifiés lors de l'AGO du 1° mars 2021
Anne-Marie Baudonnat, Présidente René Jacono, Administrateur et rédacteur