COMPTE-RENDU DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

DU 4 SEPTEMBRE 2024

DÉBUT DE LA RÉUNION : 9h 10

Étaient présents : Anne-Marie BAUDONNAT - Patrick BOURDIN - René JACONO - Michel MÈGEMONT - Michelle PION GOUREAU - Annick PUJOL - Gérard VIALETTE

Étaient absents et excusés : Christiane CORDEY et Jean-Raphaël DELAVERGNE

ORDRE DU JOUR

1- La Palme : organisation, responsabilité

2- Loto participatif : Date, lieu et organisation

3- Le point sur les comptes :

Bilan saison 2023/2024 : participation 3A (sortie annuelle et convivialité)

Subvention 2024

Cotisations 2025

4- Impression flyers : résultats

5- Plaquette : suite et FIN

6- Questions diverses

7- Dates à retenir :

Réunion du programme

Prochain CA

Préparation de l’AG et du bilan financier

La date de l’AG

La date du vin nouveau

Préparation et date du loto

1. La Palme :

· Après les 12 ans d’activité de Michèle Le Noël, il est probable que c’est J.R. Delavergne qui prendra la responsabilité de cette activité, aidé ponctuellement par C. Cordey. Ceci reste à confirmer.

· Madame Poisson, responsable du restaurant d’application de La Palme, sera contactée pour planifier et organiser la procédure des inscriptions.

2. Loto participatif :

· Cet évènement festif et convivial se déroulera à la Rotonde du Stadium le 13 ou 14 décembre de 18h à 22h.

· La participation sera entièrement gratuite, avec un buffet offert entre deux séquences de 7 tirages.
Le nombre de cartons par personne sera limité à 4.

· Les adhérents seront invités à fournir des lots. Des exemples seront suggérés dans le message annonçant ce loto.

· Les lots pourront être déposés jusqu’au 8 novembre au local rue Jean Terles pendant la permanence d’accueil du vendredi ou confiés à un responsable d’atelier.

3. Le point sur les comptes :

· Les comptes à ce jour :

ü Sur le compte-courant : 1171,87€

ü Sur le livret A : 7217,27€

· Participations financières de la 3A :

ü 231€ pour le buffet de l’Assemblée Générale

ü 54,68€ pour le buffet du Karaoké

ü 1365,50€ pour la sortie annuelle en Dordogne

· Cotisations 2025 : elles restent inchangées, 35€ pour une personne et 60€ pour un couple

· Subventions 2024 :

ü Une subvention de 265€ a été accordée par la mairie et a été versée le 13 juillet 2024

ü Une subvention de 265€ a été accordée par l’Agglomération et sera versée courant septembre 2024

4. Flyers :

· 200 flyers seront imprimés par Graphic-Sud (Technopole Agen Garonne) pour un montant total de 123,60€ dont 100€ pris en charge par le Crédit Agricole.

· Nous avons dû accepter que le logo du Crédit Agricole figure sur le flyer. Il est assez discret.

· Les flyers nous seront livrés pliés.

5. La plaquette :

Nous avons reçu la dernière livraison de la plaquette Bienvenue à Agen. Ce sera vraiment la dernière puisque le contrat avec Monsieur Mimouni a été définitivement rompu.

6. Questions diverses :

· Marche intermédiaire : après envoi d’un message à tous les adhérents rappelant les caractéristiques de cette marche qui aurait lieu le jeudi (8 à 9 km, 100 m de dénivelé), 16 personnes se sont déclarées intéressées.

Cette activité sera donc mise en œuvre prochainement, sous la responsabilité de Michel Mègemont, avec deux co-responsables Andrea Ackermann et Maurice Scudetti.

· Vin Nouveau : la soirée Vin Nouveau aura lieu le vendredi 29 novembre au local rue Jean Terles à partir de 18h.

La participation sera de 8€ par adhérent (12€ pour les non-adhérents) et une tombola sera organisée, le prix du billet étant fixé à 1€.

· Sanitaires : une lettre va être envoyée à Monsieur le Maire d’Agen pour demander l’installation de sanitaires qui nous seraient exclusivement réservés.
Une copie de cette lettre sera envoyée à Madame Pitous, directrice de cabinet du Maire, et Madame Vergès, cheffe de service de la communication.

· Porte bleue : la serrure automatique de la porte bleue donnant sur la rue a été réparée ce jour 4 septembre.
Nous espérons que cette réparation sera durable.

· Fusion de deux ateliers : fusion des ateliers Loisirs créatifs et Peinture sur soie sous la responsabilité d’Annie Ferrand. Ces ateliers auront lieu le mercredi après-midi au local rue Jean Terles.

· Nouvelles accueillantes : Dominique De Senneville et Sylvette Bonnamour

7. Dates à retenir :

· Réunion de préparation du loto : 19 novembre à 14h au local

· Vin nouveau : vendredi 29 novembre 2024 à 18h au local

· La réunion Programme : mardi 3 décembre 2024 à 10h au local

· Le loto : 13 ou 14 décembre à la Rotonde de 18h à 22h (à confirmer)

· Prochain CA avec préparation de l’AG : mardi 7 janvier 2025 à 14h au local

· Bilan financier et prévisionnel : mardi 7 janvier 2025 à 16h au local

· Assemblée Générale : vendredi 17 janvier 2025 de 15h à 18h

FIN DE LA RÉUNION À 11h 27

LA PRÉSIDENTE : LE SECRÉTAIRE DE SÉANCE :

Anne-Marie BAUDONNAT Gérard VIALETTE

COMPTE-RENDU DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

DU 27 Juin 2024

À 10h

DÉBUT DE LA RÉUNION : 10h05

Étaient présents : Anne-Marie BAUDONNAT - Christiane CORDEY – Jean-Raphaël DELAVERGNE - René JACONO - Michel MÈGEMONT - Michelle PION GOUREAU - Annick PUJOL - Gérard VIALETTE

Était absent et excusé : Patrick BOURDIN

ORDRE DU JOUR

1. Les Flyers : proposition d’un prototype

2. Inauguration des locaux de la Bibliothèque Sonore : discours du Président et article dans le journal qui ont alerté Monsieur le Maire sur l’Etat de nos locaux

Proposition de lettre pour les sanitaires

3. Le point sur les comptes et les adhésions :

· Réflexion sur le règlement des cotisations

· La subvention 2024

· Bilan de la sortie annuelle

4. La Palme : bilan et organisation à la rentrée

5. Trombinoscope

6. Marche intermédiaire : mise en route à la rentrée. Bilan de la marche commune

7. Projet d’une sortie « type Caussens » en octobre

8. Projet d’un Loto Participatif

9. La plaquette, suite du feuilleton

10. Une nouvelle accueillante en Septembre

11. Dates à retenir :

· La réunion des Bénévoles

· Le prochain CA : faut-il le mettre en même temps que la réunion des Bénévoles ?

· La réunion du Programme

· La reprise des Activités

1. Les Flyers :

· Un groupe de travail (Anne-Marie Baudonnat, Patrick Bourdin et Gérard Vialette) s’est réuni le 29 mai 2024 pour élaborer un flyer dont le prototype est distribué aux membres du conseil d’administration. Après lecture, le Flyer est validé, en tenant compte de quelques modifications à y apporter :

· Noter au dos « Ne pas jeter sur la voie publique », qui est une mention obligatoire

· Changer l’ordre des activités pour les présenter dans l’ordre alphabétique

· Ajouter les « sorties ornithologiques »

· Mettre tout en « encre bleue », sauf la partie administrative.

· Anne-Marie Baudonnat va demander à la Mairie et au Crédit Agricole s’il est possible d’imprimer les flyers gratuitement.

· Annick Pujol demande un devis d’impression à Héliolux, avec pliage (si celui-ci est gratuit) et René Jacono quant à lui questionne Cofipac.

2. Inauguration des locaux de la Bibliothèque Sonore :

· Annick Pujol et Gérard Vialette ont assisté à l’inauguration de la Bibliothèque Sonore afin de représenter notre association. Nous avons d’ailleurs collaboré à sa réussite en mettant à disposition des tables et des chaises.

· Leur retour met en avant une belle organisation et la présence de Mr le Maire. Le président de la Bibliothèque Sonore a tenu un discours, glissant un mot de soutien pour notre association dont les locaux n’ont pas été renovés.

· Nous en profiterons pour envoyer une lettre à la mairie début septembre, réclamant des sanitaires dédiés à la 3A. Anne-Marie Baudonnat en a présenté la trame aux membres du CA qui l’ont validée.

3. Le point sur les comptes et les adhésions :

· Les comptes :

· Sur le compte-courant : 966,98€

· Sur le livret A : 7217,27€

· Les adhésions : pas de nouvelles adhésions

· Le règlement des cotisations : La proposition de régler la cotisation à la date anniversaire d’inscription a été discutée et soulève des freins en termes de gestion et de lourdeur administrative sans en mesurer les bénéfices pour notre association. Les cotisations demi-tarif restent très faibles. Cette proposition n’est donc pas retenue pour le moment.

· La subvention 2024 : pas de nouvelle depuis 3 mois mais un mail du 17 juin nous précise qu’une demande de 265€ a été faite et est en délibération à la mairie. Côté agglomération, il y aurait également une demande de décision de 265€.

· Bilan de la sortie annuelle :

· d’un point de vue qualitatif, cette sortie a été bien appréciée en dehors d’un bémol sur le temps passé au Château des Milandes, en raison d’un retard pris sur le trajet. Le repas était excellent, l’après-midi intéressant, un peu chargé malgré tout avec la deuxième visite.

· Sur le plan financier, pas de surcoût malgré la présence de 47 participants au lieu de 53.

ü Les dépenses s’élèvent à 3150,50€,

ü les recettes sont de 1750€

ü La participation de la 3A est donc de 1400,50€, soit 44,5% et non 50% prévue initialement.

· Petit rappel : le remboursement n’est possible qu’en cas de problème de santé ou évènement grave.

· Article dans le Petit Bleu : le succès de la sortie a été relayé par un bel article paru dans le Petit Bleu.

4. La Palme : bilan et organisation à la rentrée

· Michèle Le Noël, l’actuelle responsable de l’activité, a informé Anne-Marie Baudonnat de sa volonté d’arrêter à la rentrée prochaine. Il faudra voir qui la remplace. Jean Delavergne pourrait être intéressé mais pas seul, en binôme éventuellement avec Christiane Cordey.

· La responsable de la gestion du restaurant d’application La Palme nous proposera un rendez-vous à la rentrée de septembre pour optimiser la planification et l’organisation mutuelle.

· En raison d’un incident comportemental de l’un de nos adhérents lors du dernier repas organisé à la Palme, le Conseil d’administration a décidé d’envoyer une lettre d’excuse au Directeur et d’exclure de l’activité l’adhérent en question, corrélant ainsi la demande du Directeur.

5. Trombinoscope

· Pour le Conseil d’Administration : Pas de modification

· Pour les responsables d’activités : Suppression de Gérard Vialette pour l’activité Anglais, de Michelle Pion-Goureau pour l’aquagym, de Michèle Le Noël pour La Palme et ajout de Sylvette Bonnamour pour Le Goûter Conté, de Jean-Michel Mallard pour les sorties ornithologiques.

· Pour l’équipe des accueillantes : suppression de Jacky Catherine et ajout de Gaby Castelbou et Michèle Jacono comme responsable, de Dominique de Senneville comme nouvelle accueillante.

· Nous convenons que le Trombinoscope sera mis à jour à l’issue de la réunion des Bénévoles en Septembre.

6. Marche intermédiaire : mise en route à la rentrée – Bilan de la marche commune

· Mise en route de la marche intermédiaire : Maurice Scudetti, Michel Mégemont et Jean Delavergne se sont réunis et un premier essai a eu lieu en Mai.

· Michel Mégemont et Maurice Scudetti prendraient la responsabilité de cette marche, avec le même fonctionnement que les activités Marche cool et Marche dynamique.

· Avant la mise en place, il conviendra de diffuser une information générale à tous les adhérents, en demandant aux intéressés de donner leurs coordonnées pour inscription. Il est important de déterminer une liste de personnes intéressées.

· Il sera nécessaire alors de bien définir cette nouvelle activité : 6 à 9 kms, dénivelé de 100m, jour, horaire, lieu de rendez-vous.

· Bilan de la marche commune : une trentaine de personnes se sont retrouvées après la marche autour d’un apéro offert par la 3A et suivi d’un pique-nique.

7. Projet d’une sortie type « Caussens » en Octobre :

· Ce projet est en cours de réflexion, proche de Nérac, avec une Auberge identifiée « Les Contes d’Albret ». Il resterait à définir la visite.

Le principe : Randonnée, restaurant et visite. Ce ne pourra pas être le 16 octobre réservé à une sortie ornithologie. Le vendredi 18 octobre serait envisageable.

8. Projet d’un Loto Participatif :

· C’est un Loto où tout est gratuit, seule une participation sera demandée pour le repas. Les lots seront fournis par les adhérents.

Projet en cours d’organisation.

9. La plaquette :

· La plaquette a été relue et la réédition de l’Edito 2023 du Maire a questionné Anne-Marie Baudonnat. Avant de signer le « Bon à tirer », elle a demandé et a reçu l’assurance écrite comme quoi la Mairie l’avait bien validé.

· La livraison de la plaquette sera faite au domicile de René Jacono afin qu’il puisse, dès la réception, envoyer la lettre de dénonciation du contrat, en recommandé avec accusé de réception. Nous avons en effet seulement une semaine après la réception des plaquettes pour le faire.

10. Une nouvelle accueillante :

· Nous avons le plaisir de compter une nouvelle accueillante à partir de la rentrée. Il s’agit de Dominique DE SENNEVILLE.

11. Dates à retenir :

· La réunion Programme : lundi 2 septembre 2024 à 10h au local

· Prochain CA : mercredi 4 septembre 2024 à 9h00 au local

· Réunion des Bénévoles : jeudi 12 septembre 2024 à 10h30 au restaurant « Jardin de Sauvagnas »

· Reprise des activités : lundi 16 septembre 2024

· Reprise des permanences : vendredi 20 septembre 2024 de 14h30 à 17h30

FIN DU CA À 13h

LA PRÉSIDENTE : LA SECRÉTAIRE :

Anne-Marie BAUDONNAT Christiane CORDEY

COMPTE-RENDU DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

DU 26 mars 2024

À 9H30

DÉBUT DE LA RÉUNION : 9H35

Étaient présents : Anne-Marie BAUDONNAT - Christiane CORDEY – Jean-Raphaël DELAVERGNE - René JACONO - Michel MÈGEMONT - Michelle PION GOUREAU - Annick PUJOL - Gérard VIALETTE

Était absent et excusé : Patrick BOURDIN

ORDRE DU JOUR

1. Réflexion sur des outils de communication

2. Dénonciation du contrat concernant la plaquette

3. La sortie annuelle : derniers détails

4. Le point sur les comptes et les adhésions

5. Le point sur les activités : la peinture sur soie, les sorties natures, le projet d’une marche intermédiaire

6. Le bilan de la soirée festive avec animation Karaoké

7. Projet de marche comme en juin et d’une sortie type Caussens en octobre

8. Le local : la passerelle, le ménage, le chauffage et un projet de sanitaires rien que pour nous!!!?

9. Questions diverses

10. Dates à retenir :

· Le prochain CA

· Éventuellement la marche commune et la sortie Rando-resto-visite

1. Réflexion sur des outils de communication :

· Dans la mesure où nous allons arrêter l’édition de la plaquette actuelle, dans la mesure où la mairie n’organise plus le forum des associations et en raison de surcroît d’un accueil tardif des nouveaux arrivants à Agen, la 3A doit réfléchir à sa communication de façon à rester le plus visible possible.

· Des pistes sont proposées :

· la création d’un flyer en triptyque, idée qui reçoit l’aval du Conseil d’administration. Une date est fixée pour son élaboration, avec la participation d’Anne-Marie Baudonnat, Patrick Bourdin, Christiane Cordey et Gérard Vialette : le 29/5/2024 à 14h30 au local.

· Des articles dans le journal

· L’affichage d’informations au stadium (à valider)

· La distribution des flyers notamment lors des évènements organisés par la mairie

2. Dénonciation du contrat concernant la plaquette :

· Le bon à tirer de la plaquette pour l’édition 2024 ne nous étant pas encore parvenu, nous avons décidé d’envoyer dès maintenant le courrier de dénonciation du contrat, afin de ne pas laisser passer la fin du mois de mai (date du renouvellement tacite du contrat).

· Nous attendons néanmoins des informations de la part de la graphiste afin de savoir si l’édition 2024 paraîtra ou non.

3. La sortie annuelle : derniers détails

· La sortie annuelle du 30 mai 2024 au Château de Milandes connaît un vif succès ; elle affiche « complet ». La liste d’attente est ouverte. Une légère modification concerne le menu : l’entrée sera de l’émincé de melon.

· Il est possible que deux adhérents viennent avec leur propre voiture. Nous pourrions donc être 57 participants.

4. Le point sur les comptes et les adhésions :

· Les comptes :

· Sur le compte-courant : 2716,51€

· Sur le livret A : 6217,26€

· La proposition de placer 1000€ sur le livret A est actée, amenant le solde du compte-courant à 1716,51€

· Les adhésions :

· 83 renouvellements d’adhésion

· 10 nouveaux adhérents, amenant à 93 le nombre d’adhérents à jour de leur cotisation

· 17 non renouvellements avec comme raisons identifiées soit un déménagement, un départ en maison de retraite ou des raisons de santé.

· Le fichier des adhérents :

· Décision de supprimer la numérotation et son remplacement par la date de la 1^ère inscription. Pour les adhésions précédant la numérotation et dont on ne connaît pas la date d’inscription, elles seront désignées par AVF.

· Utilisation et modification du fichier : Il est convenu que le fichier sera envoyé en PDF à Anne-Marie Baudonnat, Gaby Castelbou, Jean-Raphaël Delavergne et Michèle Jacono, pour lecture seule. Christiane Cordey, René Jacono, Annick Pujol et Gérard Vialette auront un mot de passe pour y accéder afin d’enregistrer des modifications ou autres utilisations si besoin.

· Réflexion sur les cotisations : Afin d’éviter le demi-tarif et pour être exempt de toute réclamation de la part des adhérents, une proposition est avancée consistant à régler la cotisation lors de la date anniversaire de la 1^ère inscription. Nous devons en lister les points forts et les faiblesses avant de prendre une décision. Point à aborder au prochain CA.

5. Le point sur les activités :

· La peinture sur soie : Sous la responsabilité d’Anne Grall mais en son absence, l’atelier a repris avec une responsabilité collégiale et plus particulièrement Marie Gaillard et Nicole Dalliat.

· La Palme : L’activité rencontre des problèmes au niveau des inscriptions. Il conviendrait peut-être de revoir la procédure. Cette question sera à mettre à l’ordre du jour du CA de juin.

· Les sorties natures : c’est une nouvelle activité animée par Jean-Michel Mallard. 3 dates sont proposées pour le prochain trimestre et nous verrons à quel rythme cette activité pourra ensuite être organisée.

· Le projet d’une marche intermédiaire : ce projet pourrait naître à la rentrée 2024. Une réunion sera programmée entre Andréa Ackermann, Jean-Raphaël Delavergne et Maurice Scudetti : le 3 avril 2024.

6. Le bilan de la soirée festive avec animation karaoké

· Cette soirée s’est très bien passée, dans une très bonne ambiance.

· 33 inscrits et 30 présents

· Recette = 272€ et Dépenses = 333, 36€, soit une participation de la 3A de 61,36€

· Charcuterie Pineau : 100€ + Fromagerie Karine : 72€

· Pain : Il est resté une baguette – la proportion de 1 baguette pour 4 fonctionne bien. Le vin a été acheté chez Nicolas : qualité décevante. C’est lui qui a assuré la livraison.

· Desserts : confectionnés par les membres du conseil d’administration, ils ont été très appréciés.

7. Projet de marche commune en juin et d’une sortie type Caussens en Octobre

· Projet de marche commune entre le groupe « marche dynamique » et le groupe « marche cool » : Jean-Raphaël Delavergne se charge de contacter Andréa Ackermann pour poser une date, un lundi au mois de Juin.

· Sortie type Caussens, c’est-à-dire Randonnée cool + dynamique - restaurant – visite : à programmer fin septembre 2024 ou début octobre.

· Projet de sortie ornithologique dans la réserve de Mazière, le 16 octobre 2024, organisée par Jean-Michel Mallard.

8. Le local :

· La passerelle : elle permet aux adhérents de l’UTLA (Université du Temps Libre Agenaise) d’accéder à leur local pendant les travaux. Nous l’empruntons également. L’UTLA a demandé un avenant à leur contrat d’assurance pour couvrir cet espace.

· Le ménage : Le ménage est réalisé tous les mardis matin. Nous en avons eu confirmation.

· Le chauffage : Nous n’avons pas eu de chauffage pendant la période des travaux de l’UTLA car la chaudière commune était éteinte. Par ailleurs, la mairie installera un radiateur supplémentaire dans nos locaux en Avril.

· Projet de sanitaires pour la 3A : un projet de lettre commune avec les 3 associations (Donneurs de voix, UTLA, 3A) aura pour objet de demander des sanitaires pour la 3A. (cf. article 67 de l’équipement sanitaire des associations). Elle sera adressée au Cabinet du Maire.

9. Questions diverses :

· La subvention de la Mairie : le dossier de demande de subvention vient d’être déposé à la mairie. A noter que nous avons demandé 500€, demande justifiée pour financer les flyers ainsi que pour les actions que nous mettons en place en direction de nos adhérents actifs.

· Intervention d’une jeune femme ukrainienne : Anne-Marie Baudonnat l’a reçue. Elle est professeur d’arts plastiques et pratique une peinture populaire. Nous pourrions lui proposer de faire une présentation et une démonstration de sa technique, un jeudi après-midi.

· Une réserve de vins pour nos soirées festives a été achetée en promotion.

· Demande d’ouvrir le local qui se situe dans la cour. Anne-Marie Baudonnat enverra un mail au service concerné.

10. Date à retenir :

· Prochain CA : jeudi 27 juin 2024 à 10h00, chez Anne-Marie Baudonnat.

FIN DU CA À 12h07

LA PRÉSIDENTE : LA SECRÉTAIRE :

Anne-Marie BAUDONNAT Christiane CORDEY

COMPTE-RENDU DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

DU 08 Décembre 2023

À 10H30

DÉBUT DE LA RÉUNION : 10H35

Étaient présents : Anne-Marie BAUDONNAT - Patrick BOURDIN - Christiane CORDEY - Jeannot DELAVERGNE - René JACONO - Annick PUJOL- Gérard VIALETTE

Étaient absents et excusés : Michel MÈGEMONT – Michelle PION GOUREAU

ORDRE DU JOUR

1. Préparation de l’Assemblée Générale :

· Le rapport financier

· Le rapport moral

· Le rapport d’activités

· L’analyse du sondage

· L’intervention des responsables des sorties et évènements

· La présence du journaliste

· La Galette

2. Le point sur les comptes, les adhésions et les cotisations

3. Le karaoké : la réunion préparatoire, le changement de tarif

4. Réflexion sur la sortie annuelle 2024

5. Questions diverses :

· Yoga

· Atelier soie

· Mail à une adhérente

· Hommage à Pierre Chollet

· Travaux au local, WC et interphone

· Plaquette : bienvenue à la 3A

6. Dates à retenir :

· L’envoi du deuxième programme trimestriel

· Le prochain CA

· La prochaine réunion de programme

· La réunion préparatoire du Karaoké

1. Préparation de l’Assemblée Générale :

· L’assemblé Générale aura lieu le vendredi 2 février 2024 à 14h30 à la Rotonde du Stadium – Arrivée des membres du CA à 13h30.

o Le CA a déterminé la liste des tâches et leur attribution respective aux membres du CA ainsi que l’organisation de la prise de parole.

2. Le point sur les comptes :

· Solde sur le compte courant au 30 novembre 2023 : 2998,35€

· Solde sur le livret : 6020,02€

· Bilan de la soirée Vins nouveaux :

o Recettes : 450€ (316€ d’entrées ₊ 32€ de vente de vin + 102€ de tombola)

o Dépenses : 492,67€ (143,10€ de vin + 17,97€ de clémentine + 152€ de fromage + 174,80€ de charcuterie + 4,80€ de pain)

o Bilan : 42,67€ à la charge de la 3A

3. Le Karaoké :

· Il aura lieu le 8 mars 2024 à 18h30 à la Rotonde du stadium

· Réunion de préparation du Karaoké : mercredi 21 février 2024 à 15h au local

· Tarif : 8€ pour les adhérents et 12€ pour les non-adhérents

Intervention de Jean-Raphaël Delavergne, trésorier adjoint : Celui-ci demande que les dates des festivités et de la sortie annuelle soient décidées en Conseil d’Administration afin de tenir compte, dans le choix des dates retenues, de toutes les zones de vacances scolaires. Certains de nos adhérents ont en effet des petits-enfants dans des zones différentes.

4. Sortie annuelle 2024 :

· Elle aura lieu le Jeudi 30 mai 2024 au Château de Milandes, avec visite audio-guidée du Musée, visite des jardins, spectacle de rapaces. Repas le midi et visite du Cloître de Cadouin l’après-midi.

· Rendez-vous : départ à 7h30 et retour à 19h00

· Budget :

Ø bus : 700€

Ø visite de Milandes : 10€50

Ø visite du cloître : 7€

Ø repas : à définir.

· Le budget par personne pourrait être de 50 à 55€, amenant à

· une participation de 30€ par adhérent,

· 50 à 55€ par non-adhérent.

· Il resterait 20 à 25€ de prise en charge par la 3A.

· Ces éléments seront précisés ultérieurement.

5. Questions diverses :

· Yoga : Michel Mègemont demande à ce que soit établie une règle pour l’inscription en liste d’attente.

· Proposition du CA : « Toute personne inscrite au Yoga s’engage au minimum pour un trimestre. Toute personne qui s’absente pour des raisons personnelles reste inscrite à condition de régler le trimestre pour conserver sa place. Si la personne ne souhaite pas régler le trimestre, elle accepte de perdre sa place et de rejoindre sans aucune priorité la liste d’attente. »

· L’atelier Soie : Responsable Anne Grall.

· A la demande des participantes à cet atelier qui n’a pas repris depuis la rentrée, Anne-Marie Baudonnat et Michel Megemont ( Présidente et Vice-Président)ont organisé une réunion avec le groupe. Il était convenu avec Anne Grall que Nicole Dalliat se rende à son domicile et récupère des soies qui appartiennent aux participantes. A ce jour, cela n’a pas été possible.

· Nous allons à nouveau solliciter Anne Grall par message en lui accordant un délai jusqu’au 10 janvier 2024, date à laquelle une nouvelle réunion est programmée.

· Hommage à Pierre CHOLLET :

· Date : mercredi 13 décembre à 20h30 au théâtre Ducourneau.

· La 3A a reçu 4 invitations de la part de la Mairie. Il est convenu qu’Anne-Marie Baudonnat, Jean-Raphël Delavergne, René Jacono et Gérard Vialette y participeront.

6. Dates à retenir :

· Envoi du 2^ème programme trimestriel : avant le 30 décembre 2023

· Réunion de préparation du rapport financier 2023 budget prévisionnel 2024 : vendredi 12 janvier 2024 à 10h30 au local

· Réunion préparatoire du Karaoké : mercredi 21 février 2024 à 15h au local

· Prochain CA : mardi 26 mars 2024 à 9h30

FIN DU CA A 12h38.

LA PRÉSIDENTE : LA SECRÉTAIRE :

Anne-Marie BAUDONNAT Christiane CORDEY

COMPTE-RENDU DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

DU 30/08/2023

A 9H00

DEBUT DE LA REUNION : 9H00

Etaient présents : Anne-Marie BAUDONNAT - Patrick BOURDIN - Christiane CORDEY - Jeannot DELAVERGNE - René JACONO - Michel MEGEMONT - Michelle PION-GOUREAU - Annick PUJOL- Gérard VIALETTE

ORDRE DU JOUR 

1. Organisation /évènements :

· Vin nouveau et tombola : organisation

· La sortie Rando et visite du 5 octobre

2. Le point sur les comptes : la subvention

3. Le sondage à propos du programme trimestriel

4. Le projet séjour raquette

5. Questions diverses 

· Les rencontres philosophiques Michel SERRES

· La réception des nouveaux agenais

6. Dates à retenir :

· L’envoi du programme trimestriel

· La préparation de l’AG

· Le prochain CA

· L’AG 2024

· La réunion du programme 2ème trimestre

1. Organisation/Evènements :

· Vin nouveau et Tombola :

o Date : vendredi 24 novembre 2023 à 18h30 au local rue Jean Terles – Inscription jusqu’au 15 octobre 2023. Tarif : 8 € pour les adhérents et 12€ pour les non adhérents

o Rappel du bilan précédent : 45 participants pour une recette de 620€. Compte-tenu de la tombola et vente des restes de vin et pain, la 3a a participé à hauteur de 2,80€ par adhérents

o Reprise de la formule buffet avec charcuterie (4 à 4,50€ /personne, moins de terrine) + fromage (4€/personne) – moins de pain et que des baguettes – clémentines en dessert. Vins identiques.

o Organisation :

§ Achats : Michelle PION GOUREAU

§ Réservation de la Rotonde : Anne-Marie BAUDONNAT

§ Tombola : surprise organisée par AM Baudonnat et lot de 2 bouteilles de vin à gagner, d’une valeur de 30€. Prix du ticket: 2€.

· La sortie Rando et visite du 5 octobre 2023

o Lieu : Saint- Maurin, près de la Sauvetat.

o Même organisation qu’à Caussens : Petite rando le matin pour la marche cool et la marche rapide – visite de l’Abbaye pour les non marcheurs. Déjeuner au jardin de Sauvagnas puis ramassage de pommes l’après-midi.

· Parution d’un article dans la presse locale 

o Patrick Bourdin va contacter le journaliste du Petit Bleu, Richard BOHAN, pour la parution d’un article sur la 3A, avec la mise en avant de nos activités.

o Article à faire passer le plus rapidement possible.

o Christiane, notre secrétaire nous envoie le projet de texte.

2. Le point sur les comptes :

· Subvention : La mairie nous versera 260€ pour la fin du mois d’août.

· Solde à fin août : 1819,53€

3. Sondage auprès des adhérents :

· Gérard Vialette a présenté la trame du sondage portant sur le programme.

· Date d’envoi aux adhérents : vers le 15 octobre 2023 et date butoir de réponse le 30 octobre.

· Ajout d’une question ouverte :

« Avez-vous des suggestions pour améliorer : l’accessibilité au programme, le contenu, la présentation ? »

4. Projet de séjour Raquettes :

· Date : 6, 7 et 8 février 2024, dans les Pyrénées, à Bilhères-en-Ossau. Jeannot Delavergne doit encore vérifier la disponibilité de l’Auberge mais normalement, pas de problème.

5. Questions diverses :

· La mairie nous a envoyé une invitation pour « Les rencontres philosophiques de Michel SERRES » qui auront lieu du 10 au 12 novembre 2023. A ajouter dans le programme de la 3A.

· La réception des nouveaux arrivants à AGEN aura lieu au printemps 2024.

6. Date à retenir :

· Envoi du programme trimestriel : le 29 septembre 2023 au plus tard

· Prochain CA et préparation de l’AG : 5 décembre 2023 à 9h00

· Réunion du Programme : 12 décembre 2023 de 10h à 12h

· AG 2024 : vendredi 2 février 2024 à 14h30

FIN DU CA A 11H.

LA PRESIDENTE : LA SECRETAIRE :

Anne-Marie BAUDONNAT Christiane CORDEY

COMPTE-RENDU DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

DU 07/07/2023

À 9H30

DÉBUT DE LA RÉUNION : 9H35

Étaient présents : Anne-Marie BAUDONNAT - Patrick BOURDIN - Christiane CORDEY - Jeannot DELAVERGNE - René JACONO - Michel MEGEMONT - Michelle PION-GOUREAU - Annick PUJOL- Gérard VIALETTE

ORDRE DU JOUR

1. Le point sur les comptes :

· les virements bancaires

· La subvention

2. Le point sur les adhésions

3. Bilan de la sortie annuelle, randonnée/repas, pique-nique

4. Bilan de la réception des nouveaux agenais

5. Le rendez-vous avec le Maire d’Agen

6. Réflexion sur le programme trimestriel

7. Définir le rôle de Michelle avec René

8. Questions diverses

· L’avancement des travaux

· L’Aquagym

· Proposition d’un Atelier « cercle des saisons » avec Stéphanie

· Autres questions

9. Dates à retenir :

· Reprise des activités et des permanences

· Réunion des bénévoles et du prochain CA

· Réunion du programme

· Positionner le Karaoké et pique-nique

1. Le point sur les comptes :

ü Bilan des sorties/ évènements avec participation de la 3A :

Le total de la participation de la 3A aux sorties et évènements, sur la période allant de Juin 2022 à Avril 2023, s’élève à 3086,52€.

ü Arrêté des comptes au 30/06/23 :

ü Solde sur le compte courant : 1869,51€

ü Solde sur le livret A : 6020,02€

ü Tarifs/évènements sur la fin de l’année 2023 :

ü Soirée Karaoké : tarif de 8€/adhérent et 12€/non adhérent

ü Soirée vins nouveaux : tarif identique de 8€/adhérent et 12/non adhérent.

ü Les cotisations : reconduction des tarifs de 2022/23, soit 35€ pour une personne seule et 60€ pour un couple, y compris dès septembre pour les nouveaux adhérents.

ü Les virements bancaires :

ü Pour l’Anglais, les virements fonctionnent bien.

ü Pour le Yoga, mise en place à partir d’octobre 2023.

ü Pour les adhésions, un essai de virement est proposé sur 2024. Jeannot DELAVERGNE suivra les opérations pour soulager Annick PUJOL, la trésorière.

ü L’équipe accueil devra informer les adhérents dès la rentrée et disposer de copies du RIB. Il est important de rappeler aux adhérents de bien préciser le motif du virement.

ü La subvention :

ü La 3A a finalement obtenu (en attente de l’aval de la préfecture) une subvention de 256€, équivalente à celle de l’an dernier. Nous sommes désormais rattachés au Cabinet du Maire et au service communication.

2. Le point sur les adhésions :

ü Le bilan au 30/06/2023 est de :

ü Un total de 100 adhérents : 87 ré-adhésions et 13 nouvelles adhésions. 15 départs définitifs sont répertoriés, avec notamment l’arrêt de l’atelier Scrabble.

ü L’équilibre est maintenu.

3. Bilan de la sortie annuelle, de la randonnée/repas, du pique-nique :

ü Bilan très positif pour la sortie à Cahors, avec 48 participants, tous adhérents. La formule visite/rando fonctionne bien et doit continuer à être proposée.

ü La journée Rando suivie d’un repas a été très appréciée. L’idée d’organisation par groupes (marche rapide, marche cool et non marcheur) est un vrai succès. Journée intergénérationnelle réussie.

ü La journée Pique-Nique a dû être annulée en raison de la météo. Elle sera reportée en septembre.

4. Bilan de la réception des nouveaux agenais :

ü Elle a eu lieu le 6 mai 2023, soit un peu tard dans le calendrier. Ceci est exceptionnel.

ü Le profil des personnes rencontrées ne correspondait pas vraiment à notre cible mais notre présence à cette réception a permis de rencontrer des élus et d’échanger notamment avec l’association « les amis du Théâtre » qui souhaite nous rencontrer à la rentrée et développer un nouveau partenariat.

5. Le rendez-vous avec le Maire d’Agen :

ü Etaient présents Mr le Maire et Valérie PITOUS, directrice de cabinet.

ü Mr le Maire apprécie notre association et a formulé une demande de nous orienter vers les actifs ; orientation déjà prise par la 3A à travers les activités du samedi matin (marche rapide) et évènements festifs du vendredi soir.

ü Un partenariat va se mettre en place avec le service communication, voire avec la plateforme senior de la CCAS.

ü Le renouvellement de la plaquette est à questionner mais pourquoi ne pas demander à la mairie le financement de flyers.

ü Nous inviterons à la prochaine AG Mr le Maire, Mme Pitous et Mme VERGEZ, chef du service communication.

6. Réflexion sur le programme trimestriel :

ü Cette réflexion porte à la fois sur la présentation, le contenu et le rappel :

1. Programme habituel sans trop de détails mais qui donnent envie de s’inscrire

2. Feuille mensuelle en début de mois

3. Rappel pour l’organisation finale

ü Il est décidé que Gérard VIALETTE procèdera à l’envoi d’un sondage sur la question à tous nos adhérents, après la parution du programme du dernier trimestre 2023, soit mi-octobre, avant les vacances de La Toussaint. Les résultats de ce sondage pourraient être présentés à l’AG.

ü Ce sujet sera abordé lors de la prochaine réunion du programme.

7. Définition du rôle de Michelle avec René :

ü C’est une sollicitation de la part de Michelle, adjointe de René aux sorties et évènements festifs, pour collaborer plus systématiquement à la préparation des sorties sous leur forme actuelle et également de sorties culturelles en dehors d’Agen.

ü Cette organisation prendra forme dès la prochaine réunion programme.

8. Questions diverses :

ü L’avancement des travaux :

ü L’eau ainsi que les toilettes sont closes et nous espérons retrouver une utilisation normale en octobre

ü Il est prévu une réfection de la cour et le changement de la porte vitrée du local adjacent.

ü Le portail sera également changé.

ü Les travaux continuent cet été.

ü L’Aquagym :

ü Le maire de Pont du Casse, qui avait été sollicité pour nous libérer un créneau à la piscine, nous a fait une proposition qui n’est pas adaptée à notre besoin, en raison de l’horaire tardif : jeudi soir à 19h30.

ü Il est donc décidé que cette activité ne sera plus proposée par notre association en 2023/2024.

ü Proposition d’un Atelier « cercle des saisons » avec Stéphanie :

ü Il s’agit d’un atelier pour la 3A, qui aurait lieu une fois par trimestre (à chaque saison son thème) avec pour objectif un travail sur le bien-être et la relaxation.

ü Cet atelier aurait lieu à la rotonde d’Agen, le samedi matin, pendant 2h30, pour un tarif de 35€/personne.

Le CA valide la proposition.

9. Dates à retenir :

ü Reprise des activités et des permanences

ü 2^ème ou 3^ème semaine de septembre, sachant que la marche reprendra le 11 ou 18 septembre et le yoga le 28 septembre.

ü Les activités au local reprendront quant à elles le 2 octobre et la 1^ère permanence le 6 octobre.

ü Réunion des bénévoles et du prochain CA

ü La date est fixée au 30/08/23 :

ü le CA de 9h00 à 11h

ü la réunion des bénévoles de 11h à 12h30, avec un apéritif servi dès 12h.

ü Elle se déroulera au local, rue Jean Terles.

ü Nous nous retrouverons au restaurant pour clôturer cette journée.

ü Réunion du Programme

ü Elle aura lieu le mardi 12 septembre 2023 à 10h au local.

ü Positionner le Karaoké et pique-nique :

ü Le pique-nique : Il est reprogrammé le samedi 30 septembre 2023 à 12h, précédé d’une marche pour le groupe de la marche dynamique.

ü Le Karaoké : il aura lieu le 15 décembre 2023 à 18h30 à la rotonde du stadium.

FIN DU CA À 12H15.

LA PRÉSIDENTE : LA SECRÉTAIRE :

Anne-Marie BAUDONNAT Christiane CORDEY

COMPTE-RENDU DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

DU Mardi 21 mars 2023 à 1Oh

Étaient présents : Anne-Marie Baudonnat- Patrick Bourdin- Jean Raphaël Delavergne- René Jacono- Michel Megemont- Annick Pujol. Gérard Vialette.

Étaient absentes : Christiane Cordey- Michelle Pion-Goureau.

Ordre du jour :

1- Sortie annuelle : derniers détails

2- L’Action Culturelle : c’est la rupture

3- Le point sur les comptes : La subvention

Le budget ateliers

Relooker la cuisine

4- Le point sur les Adhésions

5- La plaquette : réflexions sur son devenir

6- Questions diverses : L’Aquagym

Les travaux dans notre environnement proche

Le PV dd l’AGO : nouveau CA et statuts

7- Dates à retenir : La fête de fin d’année

Le grand pique-nique du mois de juin

Le prochain CA

__________________________________________________________

Avant d’aborder l’ordre du jour de la réunion, la Présidente a précisé différents points :

- Premier conseil d’Administration depuis l’AGO du 03 février 2023.

- Les 9 membres sont élus pour 3 ans. La plupart d’entre eux conservent leur fonction.

À noter deux modifications : Christiane Cordey : Secrétaire

Michèle Pion-Goureau quitte la vice-présidence. Sa nouvelle fonction : Responsable des évènements festifs et Adjointe au Responsable des Sorties.

Gaby Castelbou et Michèle Jacono remplacent Christiane Cordey au poste de Responsable des Accueillantes. La mise en place se fera petit à petit pour être effective en septembre.
Annick nous propose une mise à jour des cadres représentant tous les bénévoles de notre Association.

1- Sortie Annuelle

*Elle est prévue le Jeudi 27 avril 2023 à Cahors.
*Le nombre des inscriptions, à ce jour, est de 52 participants. René a réussi à augmenter le nombre à 57 auprès des voyages Pascal
*Le tarif est de 30€ pour les adhérents et de 55€ pour les non-adhérents. La participation de la 3A s’élève à 25€ par adhérent *Deux groupes de participants ( voir le descriptif dans le programme) : groupe 1 : René Jacono ; groupe 2 : Patrick Bourdin.
*Le choix du menu adopté par le CA : Terrine de Sandre, Cassolette de Cabillaud, Pavé de caramel glacé.

Un mail sera envoyé à tous les participants à cette sortie pour clarifier le lieu de RV ( parking de Donnefort) à Agen.

Le CA a décidé de privilégier nos adhérents lors des inscriptions à des sorties avec jauge. De ce fait, les non-adhérents seront sur liste d’attente.

2- L’Action Culturelle

Depuis de nombreuses années, La 3A est rattachée à la Direction de l’Action Culturelle de la Mairie d’Agen. À ce titre, nous percevons, tous les ans, une subvention qui fluctue, selon les années, entre 250€ et 300€.

Cette année, la subvention allouée n’est plus attribuée de façon systématique après examen du dossier, mais liée à un projet culturel avec des objectifs ne correspondant pas à ceux de notre Association.

D’autre part, tous les ans, nous faisons éditer gratuitement une plaquette « bienvenue à Agen » par France Publishing. Ce document est très apprécié par nos adhérents mais remis en question sur certains points par la Direction de l’Action Culturelle.

Afin de clarifier la situation, nous demandons un Rendez-vous à Monsieur le Maire.

3- Le point sur les comptes

À ce jour, 1556,69€ sur le compte courant.

Le dossier de demande de subvention est en attente pour les raisons évoquées ci-dessus.

Pour l’atelier « conversation anglaise » le CA autorise un budget pour la prise en charge des frais de virement bancaire ( 3,75€ par trimestre).

Relooker la cuisine pour créer un espace plus convivial. Des aménagements ont été envisagés : redistribution des équipements, suppression du support vestiaire au profit de patères murales , achat de nouveaux rideaux plus épais et colorés.

4- Le point sur les adhésions :

À ce jour : 14 nouveaux adhérents

104 inscrits

Ces chiffres témoignent du dynamisme de notre Association.

5- La plaquette : réflexions sur son devenir

La nouvelle plaquette est arrivée. Elle est très attractive et correspond à nos attentes. Nous nous sommes réparti sa distribution de façon à ce que chaque annonceur puisse en bénéficier. Suite aux critiques de l’Action culturelle, nous prévoyons d’en parler avec Monsieur le Maire.

6- Questions diverses

L’Aquagym : Un mail a été adressé au Maire de Pont du Casse pour solliciter un créneau à partir de septembre. Cela sera étudié en Juin.

Les travaux dans notre environnement proche :
*la grande salle et les WC

*le bâtiment côté jardin

début des travaux en Avril

Pour l’utilisation des toilettes, la Mairie va nous proposer une solution prochainement.

Le PV de l’AGO : Nouveau exercice budgétaire ( du 1^er janvier au 31 décembre) à modifier dans les statuts.

Nouveau conseil d’Administration élu pour 3 ans.

Ces deux modifications seront enregistrées auprès du Greffe Départemental des Associations à la sous-préfecture de Marmande.

7- Dates à retenir

La fête de fin d’Année à Caussens le mardi 30 mai.

Le grand pique-nique à Saint Germain le jeudi 22 juin pour clôturer la saison.

Le prochain CA le vendredi 07 juillet à 10h.

FIN DU CA 12H

La Présidente

Anne-Marie BAUDONNAT

COMPTE RENDU DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

DU 06/12/2022

**********

Début de la séance à 9 heures 30mn dans nos locaux.

Tous les membres étaient présents: Anne-Marie BAUDONNAT, Michel MÈGEMONT, Michèle PION-GOUREAU, Annick PUJOL, Jean-Raphaël DELAVERGNE, Francine DEMARTINI, Christiane CORDEY, Patrick BOURDIN, René JACONO, Gérard VIALETTE. Voir feuille d'émargement.

* PRÉPARATION DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Renouvellement du Conseil d’Administration

Tous les membres du Conseil d'Administration actuel sont éligibles. La secrétaire Francine DEMARTINI ne souhaite pas se représenter.

Une lettre d'appel à candidatures sera transmise par courriel à l’ensemble des adhérents le 08/12/2022. Dans les 15 jours suivant cet appel à candidatures , tous les adhérents à jour de leur cotisation peuvent se faire connaître auprès de la présidente, à titre individuel ou en constituant une liste de 6 à 12 personnes.

* LE POINT SUR LES COMPTES

- Bilan de la sortie annuelle en TÉNARÈZE du 20/10/2022

Le coût total est de 2 444 €, dont 500€ pour le bus. Les 36 participants dont les 5 désistements (il a été demandé 10€ aux personnes qui se sont désistées) ont payé 1654 €. La participation de notre association a été de 790€ soit 22€ par adhérent.

- Bilan de la soirée vin nouveau du 25/11/2022

Michèle PION-GOUREAU, l'organisatrice de cette soirée, précise qu’elle n'a pas été prévenue de l'absence de 2 personnes inscrites et de la présence de 2 autres inscrites au dernier moment. Nous étions 47 personnes.

Le coût total a été de 620,54€ et les recettes de 485€ (380€ participation à la soirée adhérents et non adhérents, 83€ la tombola, 22€ le vin et le pain vendus en fin de soirée)

la participation de la 3A a été de 135,54€

- Le changement de banque de la SOCIÉTÉ GÉNÉRALE au CRÉDIT AGRICOLE

Les comptes sont les suivants :

Compte courant : 3 258,61€. Compte livret A à 2% : 6 010,00€

La présidente a demandé l’arrêt des comptes au 31/12/2022, ainsi que la préparation du bilan financier du 31/08/2021 au 31/12/2022 et du bilan prévisionnel 2022/2023.

Nous ferons appel à Raphaël CLÉMENT, commissaire aux comptes, pour vérification des comptes avant l’AG.

L’animatrice de la Conversation Anglaise a souhaité le règlement de ses prestations par virement bancaire. Notre nouvelle banque prélève 3,85€ à chaque virement, les participants à cette activité prendront en charge ce coût.

Les participants aux activités Yoga et Conversation anglaise pourront régler leur participation trimestrielle par virement bancaire à la 3A.

À partir de 2024, nous donnerons à nos adhérents la possibilité de régler leur adhésion par virement. Jean-Raphaël DELAVERGNE, trésorier adjoint, gèrera ces virements en lien avec la trésorière Annick PUJOL.

Pour les non adhérents qui participent à nos sorties ou à nos soirées avec participation de la 3A, il a été décidé de leur demander le montant payé par les adhérents majoré de 50% ( exemple 8€ pour un adhérent, soit 12€ pour un non adhérent).

* Le point sur les Adhésions

Nous comptons, à ce jour , 90 adhérents, dont 8 nouveaux.

- Réflexion sur les actions à mener

Rappel des cotisations par le biais des responsables d’activités.

Inscription sur l’Annuaire des Associations sur le site de la Mairie d’Agen.

Édition de la nouvelle plaquette « Bienvenue à La 3A » début janvier.

Articles dans le journal « le Petit Bleu ».

* QUESTIONS DIVERSES

La sortie annuelle : la période de fin avril a été retenue, le jeudi 27/04/2023.

René JACONO , notre responsable des sorties, émet plusieurs propositions :

- Dans le Bordelais : visite d'une Esturgeonnière avec dégustation de caviar.

- La maison de l’huître avec repas, proposition un peu chère…. à voir.

- L'Écomusée de MARQUÈZE à SABRES dans la forêt landaise.

L'activité marche : le CA a décidé de demander les certificats médicaux tous les 3 ans.

Le budget des ateliers :

La présidente a adressé un courriel aux responsables d'activités leur proposant de financer leurs besoins en matériel ou autres. Trois responsables ont soumis leur devis:

- l'atelier encadrement demande un cutter et des lames : montant 53€

- la marche demande des trousses de secours : montant environ 50€

Le CA est d'accord pour ces deux demandes, ce matériel restera la propriété de la 3A.

L'activité de l'atelier collage ne sera pas poursuivi en 2023.

L'activité aquagym est pratiquée entre la piscine de Pont du Casse (3 personnes) et celle de Bon Encontre ( 4 personnes). À partir du 23/12/2022 la piscine de Bon Encontre sera fermée : cessation d'activité suite à la vente de la structure. On pourrait envisager de constituer un nouveau groupe tous les vendredis matin à Pont du Casse.

Nous devons rencontrer la personne responsable à la mairie.

DATES À RETENIR

CONSEIL D'ADMINISTRATION LE 12/01/2023 10H30

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE LE 03/02/2023 14H30

RÉUNION PROGRAMME LE 28/02/2023 10H00

Fin de la séance à 12h.

Anne-Marie BAUDONNAT Francine DEMARTINI

Présidente Secrétaire

COMPTE-RENDU DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

DU 29/08/2022

A 10H00

DEBUT DE LA REUNION : 10H00

Etaient présents : Anne-Marie BAUDONNAT - Patrick BOURDIN - Christiane CORDEY - Jeannot DELAVERGNE - René JACONO - Michel MEGEMONT - Michelle PION-GOUREAU - Annick PUJOL

Etaient absents et excusés : Francine DE MARTINI et Gérard VIALETTE

ORDRE DU JOUR

1. Renouvellement du CA en 2023

2. Sortie annuelle : gestion des derniers détails

3. Le programme trimestriel : la soirée du vin nouveau

4. Les comptes :

· La subvention

· Le changement de banque

5. Questions diverses

· L’Aquagym

· La conversation en Anglais

· Le Karaoké : grosse déception

· Le lancement de la saison culturelle

· Autres questions

6. Dates à retenir :

· Réunion du CA

· Réunion du programme

· L’Assemblée Générale en 2023

1. Renouvellement du Conseil d’Administration en 2023 :

ü Le renouvellement du CA se fait pour trois ans, soit de 2023 à 2026.

ü Les membres d’un CA ayant le droit de renouveler leur mandat deux fois, tous les membres actuels sont éligibles.

ü L’actuel CA compte une présidente et 9 membres.

- Francine De Martini ne souhaite pas se représenter au poste de secrétaire pour les 3 prochaines années. Elle aura effectué 2 mandats de 3 ans au sein de l’association.

- Anne-Marie BAUDONNAT, Gérard Vialette, Michel Mégemont, Annick Pujol, Patrick Bourdin, Jeannot Delavergne, Michèle PION-GOUREAU, René JACONO et Christiane Cordey sont candidats à leur succession

üRappel de la procédure de renouvellement du Conseil d’Administration :

- Un mail sera envoyé aux adhérents vers le 15 décembre 2022, soit un mois avant la date de l’Assemblée générale, pour la constitution des listes

- La convocation à l’AG se fait, quant à elle, 15 jours avant la date programmée

- C’est le nouveau Conseil d’administration qui nomme le président.

2. La sortie annuelle 2022 :

ü Elle aura lieu le 20 Octobre 2022, avec un départ à 7h30 en bus vers Condom et un retour à Agen vers 19h.

ü Son tarif est de 44€ pour les adhérents et 64€ pour les non-adhérents

ü Le nombre d’inscriptions n’a pas atteint l’objectif de 50 participants ; la date limite d’inscription est donc reculée au 23 septembre 2022. Suite à une question de l’organisateur, la sortie sera maintenue quel que soit le nombre de participants.

ü Une relance par mail sera effectuée par René JACONO avec un descriptif plus complet. Les responsables d’activité feront un rappel de la sortie.

3. Le programme trimestriel :

ü La réunion du programme aura lieu le 1^er septembre 2022 à 14h.

Pour élaborer le programme, Patrick Bourdin a besoin des informations pour le 16 septembre et les enverra à Gérard Vialette le 22 septembre pour publication sur le site de la 3A.

ü La soirée du vin nouveau se déroulera le 25 novembre 2022 à 18h, à la Rotonde du Stadium et sera agrémentée d’une tombola.

ü En évoquant le programme, la question de l’accès des personnes à mobilité réduite est soulevée, notamment pour les sorties présentant beaucoup de déplacement à pieds.

ü Un projet de sortie à GOLFECH avec visite de la Centrale est en cours d’étude. Elle serait couplée avec une visite du conservatoire des métiers d’autrefois à DONZAC.

ü Idée de relancer un stage de « Remise à niveau code et conduite », en collaboration avec la Maïf

4. Les comptes

ü La subvention : l’Agglomération d’Agen n’a pas retenu notre demande de subvention. Le dossier de demande de subvention a donc été remis à la direction de l’action culturelle. Une somme de 256€ devrait nous être allouée.

ü La Banque : Un changement de Banque en faveur du Crédit Agricole est en cours. Cela nécessite d’ouvrir le compte avant de clôturer celui de la Société Générale. Il est donc décidé d’ouvrir le Compte au Crédit Agricole en Septembre, d’y déposer 150€ et de laisser le compte à la société générale jusqu’à la clôture définitive.

ü Les comptes :

Au 30/7/22, il restait 5497,82€ sur le compte-courant et 5130,99€ sur le livret.

ü A noter : l’encaissement des adhésions pour 2023 pourra se faire dès la rentrée de septembre.

5. Questions diverses

ü L’aquagym :

- Le directeur de la piscine de Bon-Encontre a décidé de fermer les créneaux du mercredi et du samedi ayant pour conséquence l’annulation de notre convention avec sa société Formes&O. Il propose que le groupe de la 3A rejoigne les groupes existants.

- Il serait bénéfique que le groupe de la 3A puisse s’y retrouver le même jour (lundi, jeudi ou vendredi matin) mais les participants sont déjà nombreux.

- Michelle PION GOUREAU a mis en avant le fait que de rester à Bon-Encontre permettait de garder la même animatrice alors qu’à Aquasud, les animateurs changent. Elle doit s’informer auprès de la piscine de Pont-du-Casse et résumera la situation aux participantes actuelles.

ü Conversation en Anglais :

- Une nouvelle intervenante, Marie-Anne AYAVOU, animera le groupe à la rentrée, avec un tarif identique de 70€/séance.

- Elle alternera de la discussion, de l’oral sur des thèmes choisis et des activités ludiques.

- Le groupe est surbooké à 11, avec pour objectif d’être en permanence 8 participants.

ü Lancement de la saison culturelle et sportive :

Le forum des Associations, organisé habituellement par la mairie, n’aura pas lieu cette année. Pour y pallier, la parution d’un article dans le Journal le Petit-Bleu et/ou Sud-ouest est envisagée. Patrick Bourdin se renseigne auprès des interlocuteurs concernés.

L’idée d’une porte-ouverte et/ou café d’accueil est suggérée : à étudier sous quelle forme et quand ?

6. Dates à retenir :

ü Sortie annuelle : le 20/10/2022 à 7h30, en bus vers Condom

ü Soirée vin nouveau : le 25/11/2022 à 18h à La Rotonde

ü Prochain CA : le 06/12/2022 à 9h30 au local, rue Jean Terles

ü Assemblée Générale, suivi de la Galette : le 03/03/2023 à 14h30 à la Rotonde

FIN DU CA A 11h35.

LA PRESIDENTE : LA SECRETAIRE ADJOINTE :

Anne-Marie BAUDONNAT Christiane CORDEY

COMPTE-RENDU DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

DU 28/06/2022

DEBUT DE LA REUNION : 9H45

Etaient présents : Anne-Marie BAUDONNAT - Patrick BOURDIN - Christiane CORDEY - Jeannot DELAVERGNE - René JACONO - Michel MEGEMONT - Michelle PION-GOUREAU - Annick PUJOL - Gérard VIALETTE

Etait absente et excusée : Francine DE MARTINI

ORDRE DU JOUR

1. Préparation de la sortie annuelle

2. Les comptes :

• Prévision budgétaire de septembre à décembre 2022

• Changement de tarif pour la cotisation 2023/24

• La subvention 2021/2022

• Le changement de banque

3. Les adhésions : participation au lancement de la saison culturelle et sportive en septembre

4. Projet pour la réunion des bénévoles : lieu et date

5. Réflexion sur l’élaboration du programme trimestriel

6. Questions diverses

• Les locaux

• Bilan de la sortie dans les Pyrénées

• Le Karaoké : grosse déception

• Les news sur la conversation anglaise, l’aquagym et le cercle de lecture

• Autres questions

7. Dates à retenir :

• Réunion du CA et des Bénévoles fin Août

• Reprise des activités et des permanences en septembre

• Réunion du programme début septembre

• Sortie annuelle en octobre

1. Préparation de la sortie annuelle

ü Sortie à Condom, le 20/10/2022, toute la journée, avec un départ à 7h 30 en bus. Limitée à 50 personnes.

ü Le CA choisit de prendre un guide toute la journée pour 1€ de plus, amenant le coût à 54€/personne.

ü Le programme :

- 8h30-9H30 : Visite guidée de Condom

- 10h-11h30 : Découverte de la ferme L’BUFALA, élevage de

Bufflonnes et dégustation de Mozarella et Burrata

- 12h-14h30 : Repas dans une Auberge

- 14h30-15h30 : Croisière

- 16h : Visite de l’Abbaye de Flaran

- Retour à Agen vers 19h

ü Coût du bus : 500€, soit 10€/personne ; le coût total de la sortie s’élève donc à 64€/pers.

- Le coût total de la sortie = 3200€

- La 3A prendra en charge le coût du bus plus 500€, soit 1000€ au total.

- Il restera donc 2200€ à la charge des participants, soit 44€/pers pour les adhérents et 64€/pers pour les non adhérents.

ü Choix du menu : le plat principal choisi sera le cassoulet.

ü Organisation : un mail d’informations sera envoyé aux adhérents fin Août pour une inscription buttoir au 1^er Octobre.

2. Les comptes :

ü L’arrêt des comptes se fera cette année en Décembre 2022.

ü Prévision du budget de Septembre à Décembre 2022 :
Total des dépenses : 1850€

ü Réunion des bénévoles : 500€

ü Sortie annuelle : 1000€

ü Soirée Vin nouveau : 100€

ü Free : 150€

ü Divers fournitures : 100€

Pas de rentrée de cotisations sur cette période, les cotisations cette année couvriront l’année civile 2023 (janvier à décembre)

- Bilan des comptes à fin Mai :

ü Solde : 5702,24€

ü Solde réel à fin juin : 3563,81€, sans la subvention de la mairie d’Agen.

ü Changement de tarif pour la cotisation 2023 :

- Proposition par le CA, et validation lors de l’AG qui aura lieu en février 2023 :

ü 35€ pour une personne seule

ü 60€ pour un couple

- Si adhésion dès septembre, ce nouveau tarif s’appliquera pour les nouveaux adhérents pour l’année 2023 (comprenant le dernier trimestre 2022) et pour les renouvellements.

ü La subvention 2021/2022 :

- Nous ne connaissons pas encore le service de la mairie auquel la 3A sera rattachée cette année : la Solidarité ou l’Action culturelle ; le rattachement à la direction de la Solidarité se ferait pour des raisons budgétaires. Il se pourrait que la 3A dépende de l’action culturelle, s’agissant de l’organisation et de la solidarité, pour le financement.

- La réponse pour la subvention aura lieu début juillet.

ü Changement de Banque :

- Le Crédit Agricole a été consulté ; Anne-Marie et Annick ont rencontré un conseiller, confirmant que la gestion des comptes est gratuite et pérenne. Seule l’ouverture du compte aura un coût de 15€. La 3A fera une économie de 70€/an en changeant de banque.

- La loi Macron sur le transfert automatique des comptes ne s’appliquant pas aux associations, il nous appartient de faire les démarches > à faire fin Août

- Compte-tenu de ces informations, le CA vote à l’unanimité le changement de banque.

3. Les adhésions : préparation au lancement de la saison culturelle et sportive en septembre

ü la présidente de la 3A sera absente du 1^er septembre au 5 octobre 2022 et délègue l’organisation de la participation au du Forum des Associations du 4 et 5 septembre 22 aux deux vice-présidents, à savoir Michelle PION-GOUREAU et Michel MEGEMONT.

ü L’Accueil des nouveaux Agenais par la mairie aura lieu en Novembre et la 3A y participera.

ü Compte-tenu du coût de la parution dans Maxi-Loisirs et du peu de retour l’année dernière, la CA décide de ne pas réitérer.

ü La plaquette « Bienvenue à la 3A » : il faudra penser à rajouter les logos de la Mairie et de l’Agglo.

4. Projet pour la réunion des Bénévoles : lieu et date

ü La date a été fixée au 29/08/2022

ü Le lieu : suggestion d’organiser la réunion en dehors d’Agen et proposition de se déplacer à La Romieu. Le Camping « Camp de Florence » propose un bel espace avec une salle de réunion pour 50€ et le repas à 20€, sur la base de 25 personnes.

ü L’organisation :

- Le CA se réunira sur place de 10h à 11h30

- La réunion des bénévoles aura lieu de 11h30 à 12h30

- Le déjeuner sera servi à 12h30 et le menu choisi (amuse-bouches, Vin/café, Poitrine de Porc marinée 48h avec accompagnement, Crème brûlée amandes/citron)

- Les membres du CA proposeront un covoiturage aux bénévoles qui le souhaitent, avec un départ à 8h45. Sinon, les bénévoles s’organiseront entre eux pour arriver à 11h30. René Jacono se charge de la gestion du covoiturage.

5. Réflexion sur l’élaboration du programme trimestriel

ü Maintenir la présentation actuelle, avec d’une part les activités organisées par la 3A et d’autre part les informations. Préciser : « Pour information, évènements non organisés par la 3A ».

6. Questions diverses

ü Les locaux :

- La présidente du club Soleil Levant, Mme Dubuc, a rendu les clés. Comme elle n’avait pas réglé l’assurance des locaux depuis un moment et qu’il restait 2 mois d’activités pour la 3A, il a été décidé de souscrire une extension d’assurance à la Maif jusqu’en décembre 2022, couvrant 100m2, pour un coût supplémentaire de 45,88€.

- Mr Jaulin (mairie d’Agen) ne sait pas encore si la 3A pourra disposer du bureau fermé.

- Les travaux seront en cours pendant l’été et ces locaux rénovés devraient accueillir une nouvelle association « les donneurs de voix ».

ü Bilan de la sortie dans les Pyrénées :

- Bilan très positif. Tout s’est bien passé et le site était exceptionnel.

ü Réunion des bénévoles :

- Suggestion : chaque responsable d’activité pourrait organiser un évènement en lien avec son activité, prendre des initiatives pour dynamiser l’atelier/activité.

ü La soirée Karaoké du 17 juin : grosse déception

- Tout était prêt

- En raison de l’alerte rouge à la Canicule émise par le Préfet, le CA s’est réuni par Skype le soir du 16 juin et la décision d’annuler la soirée a été prise à l’unanimité des membres présents.

- Le traiteur et le fromager, que nous remercions, ont accepté d’annuler les commandes, sans retenue financière.

- Seul le coût de 35€ pour le Planteur (préparé à l’avance) sera racheté par les membres du CA, par le biais du non remboursement des 5€.

- Un courrier va être envoyé par la présidente à tous les inscrits à la soirée proposant le remboursement des 5€ à ceux qui le souhaitent. Pour ce faire, Il leur faudra se déplacer pendant les permanences de Septembre.

ü Conversation Anglaise : Anne-Marie et Gérard vont rencontrer le 29 juin une potentielle animatrice, américaine, Marianne.

ü Aquagym : Compte-tenu d’un changement de Coach à la piscine de Bon-Encontre, des questions se posent parmi les inscrites quant à l’année prochaine et leur renouvellement. Michelle Pion-Goureau envisage un plan B et se renseigne sur les séances et le prix à Aquasud.

ü Cercle de lecture : Démission de Jeanine ATTOUCHE et candidature d’Annette BOUDIE, qui sera invitée à la réunion des Bénévoles.

ü Nouvelle activité autour du Conte, que pourrait proposer une adhérente Sylvette BONAMOUR. Anne-Marie la rencontrera pour en discuter.

7. Dates à retenir :

ü Prochain CA : le 29/08/22 à 10h, suivi de la réunion des Bénévoles à 11h30

ü Reprise officielle des activités à partir du 12/09 et des permanences du vendredi à partir du 16/09.

ü Réunion du programme : 1^er septembre à 14h au local, pour un envoi du programme vers le 25/26/09.

FIN DU CA À 12H30

LA PRÈSIDENTE

LA SECRÈTAIRE ADJOINTE

Anne-Marie BAUDONNAT

Christiane CORDEY

COMPTE RENDU DU CA DU 15/03/2022

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Début de la séance à 9 heures 30mn dans nos locaux

Présents : voir feuille d'émargement

Absente excusée : Christiane CORDEY

Depuis quelques jours le site de la 3A est inaccessible. D'après les renseignements qu'a pu obtenir Gérard VIALETTE, il s'agit d'une panne sur un des serveurs de Jimdo, l'hébergeur du site. Le problème est en cours de résolution.

ORDRE DU JOUR

- 1 – Changement de banque

Anne-Marie BAUDONNAT détaille l'historique : Depuis 2 ans, avec notre banque la SOCIETE GENERALE, nous avons des problèmes, des documents concernant des membres du CA ont été égarés. Nous avons reçu la demande de ces documents par lettre recommandée avec menace de bloquer nos comptes. La SG nous demande des frais de gestion de 145 € et l’accès des comptes par internet n'est pas satisfaisant. Anne-Marie et Annick PUJOL ont négocié avec Madame Gautriaud, notre interlocutrice à la SG, des frais de gestion à 10€ par mois. Nous estimons qu'ils sont encore trop élevés, elle nous a garanti, par courriel, qu'ils seraient ramenés à 50 % soit 60€/an, pendant trois ans.

Aujourd’hui, c’est Mme Bouvier qui gère notre compte.

Le Crédit Agricole et le Crédit Mutuel vont être contactés pour connaître leurs conditions. Les membres du CA ont approuvé à l'unanimité.

- 2 – Les Comptes

Compte sur livret : 5 130,99€

Compte courant : 5 750,48€ (chèques non encaissés: acompte hébergement sortie raquettes, guide sortie raquettes, acompte sortie de juin) soit un solde réel de 3 176,90€

Annick PUJOL précise le coût de la sortie annuelle : 1949€

- 3– Les Adhésions

Nous comptons actuellement 98 adhérents, dont 2 nouveaux au mois de mars et 3 personnes en attente. Cela représente 21 nouveaux adhérents cette année.

- 4 – Événements festifs proposés par la commission programme

Deux événements festifs sont proposés par la commission programme. Une seule date est retenue par l'ensemble du CA : le vendredi 17/06/2022 de 18 à 22 heures.

Tous les adhérents seront invités à une soirée KARAOKÉ à la Rotonde du stadium d'Agen. Il a été décidé que les membres du CA confectionneront, en partie, le buffet pour régaler les convives. Les boissons et le traiteur seront financés par la 3A. Il est prévu de demander une participation de 5€ par adhérent et de 10€ pour les non- adhérents.

La date limite des inscriptions est le 20/05/2022.

Une réunion de préparation se tiendra le 24/05/2022 à 16h.

- 5 – Sortie annuelle en octobre 2022

René JACONO propose le jeudi 20/10/2022 pour notre traditionnelle sortie annuelle en bus.

Cette année, il est prévu une journée à la campagne : visite culturelle ( Condom, abbaye de Flaran), repas à la ferme, balade sur la Baïse. À peaufiner bien sûr.

- 6 – Les locaux de l'association « Soleil levant »

Anne-Marie BAUDONNAT est en contact avec Mr JAULIN, responsable de l'immobilier à la mairie d'Agen. Des travaux dans les locaux vont être budgétisés (WC et changement de la porte vitrée). Nous conservons notre emplacement actuel mais nous récupérons le bureau en plus du couloir et de la cuisine. Le local de l'association «Soleil levant» (association ayant cessé son activité) a été proposé à la bibliothèque sonore.

Questions diverses

Demande de subvention

Anne-Marie BAUDONNAT nous parle de la demande de subvention. Tous les ans, au mois de juillet, nous obtenons une subvention de la part de la mairie d'Agen (environ 250€).
Cette année, un complément de dossier a été rempli pour permettre d’évaluer nos besoins. Jusqu'à ce jour notre association dépendait de l'action culturelle, la direction de la solidarité – accueil et solidarité des plus anciens- pourrait reprendre notre dossier.

Aux dernières nouvelles, nous restons rattachés à l’Action Culturelle.

Sortie de juin 2022 dans les Pyrénées

Pour la sortie prévue en juin dans les Pyrénées nous avons 14 personnes inscrites à ce jour.

Le contrat républicain d'engagement est affiché dans nos locaux, à la disposition de tous.

Bilan des tableaux interactifs pour les inscriptions. Ces tableaux ont été créés pour inscrire les adhérents aux divers événements proposés. Ceci pour faciliter le travail du responsable de la sortie et des accueillantes.

Le centre culturel d’Agen sera, en principe, fermé à partir de décembre 2022.

DATES À RETENIR

Réunion du Conseil d’Administration : le 28/06/2022 à 10h

Réunion et repas des bénévoles : le 30/08/2022 à 10h

Fin de la séance 12h 15mn

Anne-Marie Baudonnat Francine Demartini

Présidente Secrétaire